Свадебный координатор: приглашать или обойтись своими силами?
Организация свадебного торжества требует не только внушительных финансовых затрат, но и отнимает немало времени у будущих супругов и их ближайших родственников. В последнее время все больше пар склоняются к тому, чтобы воспользоваться услугами координатора — человека, без которого сложно представить масштабную свадьбу.
Что входит в обязанности свадебного координатора?
Тем, кто сталкивается с этим понятием впервые, следует знать, что деятельность координатора не заменяет собой работу частного организатора, свадебного распорядителя или свадебного агентства. Их обязанности совершенно не совпадают и не дублируют друг друга. Например, организатор (или свадебный распорядитель) приступает к выполнению своей задачи на самом раннем этапе, придумывая вместе с молодоженами концепцию торжества, приглашая подрядчиков, подбирая место проведения, одним словом, помогает паре по всем значимым вопросам с начала и до конца.
Работа координатора начинается непосредственно накануне торжества, когда все приготовления уже выходят на финишную прямую. В обязанности этого специалиста входит сбор и объединение всей информации по проекту, с тем, чтобы соблюсти все технические моменты и выявить возможные несостыковки. Сюда относится составление четкого тайминга, выстраивание логистических путей, организация монтажа, а также контроль над всеми этими задачами во время проведения свадьбы.
В работу свадебного координатора входит:
- контроль монтажных работ на площадке;
- логистика передвижений в день свадьбы;
- встреча гостей;
- контроль работы банкетной или кейтеринговой службы;
- проверка актуальности плана рассадки;
- взаимодействие и координация работы всех подрядчиков;
- встреча и размещение артистов;
- контроль тайминга мероприятия.
Как происходит взаимодействие координатора и организатора свадьбы
Если над проектом уже работает агентство или индивидуальный организатор (он же свадебный распорядитель), то подготовка всей финальной документации поручается ему. Это логично, поскольку человек занимался организационными вопросами с самого начала. Незадолго до мероприятия обе стороны встречаются для ознакомления с техническими деталями и согласования дальнейших действий. Основная деятельность координатора начинается в день свадьбы или чуть раньше, если ожидается сложная логистика или монтаж.
Как все происходит, если организатора/свадебного распорядителя не было
В этом случае свадебный координатор берет на себя функции менеджера проекта, помогая скоординировать действия всех участников. Однако, организационными вопросами этот специалист не занимается, а может дать лишь советы и рекомендации по выбору сценария, подрядчиков, места проведения, декорированию. Чем больше опыт и деловые связи у координатора, тем ощутимее будет та помощь, которую он может оказать в организации торжества.
Сколько координаторов бывает на свадьбе
В зависимости от числа приглашенных гостей, сложности сценария и количества зон активности, может потребоваться разное количество координаторов. Число специалистов всегда рассчитывается заранее с учетом всех технических особенностей мероприятия. Даже если церемония предстоит не очень масштабная, на ней всегда работает команда координаторов.
И все же, нужен свадебный координатор или нет?
Мы рекомендуем не замыкать в день свадьбы координацию мероприятия на себе или на друзьях или родственниках. Координировать мероприятие также сложно как и управлять своими инвестиционными активами, если раньше вы никогда этим не занимались! Это ремесло таит в себе множество подводных камней и секретов правильно управления временем и человеческими ресурсами.
Поручите координацию Вашей свадьбы профессионалу! Свадебный координатор возьмет на себя все организационные вопросы, решит любую возникшую нестандартную ситуацию, тщательно проверит все ли готово к свадьбе.
Наличие свадебного координатора на вашей свадьбе обеспечит слаженную работу всех служб, исключит возникновение неприятных ситуаций, позволит насладиться вашим праздником, избавив вас от ненужных в этот день организационных хлопот.
